Effizienzsteigerung durch Automatisierung: Wie eine Wildtier-Auswilderungsstation von digitaler Dokumentenerfassung profitiert
Lesezeit: 4min
Inhaltsübersicht
Kurzfassung
Die Igel-Auswilderungsstation Bernau bei Berlin optimiert ihre Verwaltungsprozesse mit der digitalen Tier-Patientenakte von Exolynk. Bisher mussten externe Behandlungskosten manuell erfasst werden – ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess. Dank KI-gestützter Dokumentenanalyse werden Rechnungen nun automatisch verarbeitet, relevante Daten extrahiert und direkt in die Patientenakte integriert. Dies steigert die Effizienz um 70 %, minimiert Fehler und verbessert die Spendenkommunikation. Datenschutz bleibt gewahrt durch europäische und lokale gehostete KI-Modelle.
Einleitung
Die Verwaltung von Wildtierauffangstationen stellt Betreiber vor erhebliche organisatorische Herausforderungen. Neben der medizinischen Versorgung der Tiere müssen umfangreiche Dokumentationen zu Behandlungen, Medikamentenvergabe und anfallenden Kosten erstellt und gepflegt werden. Die Igel-Auswilderungsstation Bernau bei Berlin e.V. nutzt die digitale Tier-Patientenakte von Exolynk, um den administrativen Aufwand zu minimieren und Prozesse zu automatisieren. Ein besonders innovativer Use Case ist die automatische Erfassung und Berechnung von Behandlungskosten, einschliesslich externer Tierarztkosten.
Herausforderung: Manuelle Erfassung von Behandlungskosten
Bisher mussten alle Behandlungskosten – insbesondere externe Tierarztkosten wie Röntgenuntersuchungen – manuell aus Rechnungen extrahiert und in die Patientenakte eingetragen werden. Diese zeitraubende und fehleranfällige Vorgehensweise erschwerte nicht nur die Kostenkontrolle, sondern auch die Erstellung von Spendenbriefen, in denen die individuellen Behandlungskosten pro Tier transparent ausgewiesen werden.
Lösung: Automatisierter Dokumenten-Workflow mit Exolynk
Um diesen Prozess zu optimieren, wurde ein Workflow entwickelt, der Rechnungen automatisiert verarbeitet und relevante Informationen extrahiert:
- Drag & Drop Upload: Rechnungen werden einfach per Drag & Drop in die Plattform hochgeladen.
- KI-gestützte Dokumentenanalyse: Mithilfe des Large Language Models (LLM) Mixtral werden automatisch relevante Daten wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Gesamtkosten extrahiert.
- Datenintegration: Die extrahierten Informationen werden vom LLM als JSON ausgegeben und direkt strukturiert in die entsprechende Tier-Patientenakte gespeichert.
- Automatische Kostenzuordnung: Die Gesamtkosten werden den individuellen Behandlungen zugeordnet und für statistische Zwecke sowie Spendenbriefe bereitgestellt.
Beispiel: Datenextraktion aus PDF-Rechnung (klicken um GIF abzuspielen)
Technologische Umsetzung mit Exolynk
Exolynk bietet eine leistungsstarke Dokumentenmanagement-Plattform, die aus hochgeladenen PDFs und anderen Textdokumenten automatisch einen Datei-Index generiert. Die KI-gestützte Extraktion ermöglicht:
- Unabhängigkeit von Layouts, Sprachen und Begrifflichkeiten
- Hohe Genauigkeit der Datenerkennung
- Automatische Speicherung in den relevanten Datenfeldern
Dank dieser Automatisierung konnte die Produktivität der Igelstation um 70% gesteigert werden, während Fehler durch manuelle Dateneingabe drastisch reduziert wurden.
KI-gestützte Extraktion mit präzisem LLM-Prompt
Um sicherzustellen, dass das KI-Modell ausschliesslich die relevanten Informationen aus Rechnungen extrahiert, wird ein präzise formulierter Prompt verwendet. Beispiel:
Du bist ein Assistent, der Informationen aus Rechnungen extrahiert. Es ist sehr wichtig, dass du keine Informationen erfindest. Du suchst nach den folgenden Informationen und gibst sie als json aus. Datum der Rechnung, Rechnung Nr, zu zahlender Betrag (nur Zahl ohne Währung!). Deine Antwort soll ein valider JSON Response nach folgendem Format sein:
{
"date": string,
"invoice_no": string,
"total_amount": number
}
Es ist super wichtig, dass nur im json format geantwortet wird. Gebe keine zusätzliche Erklärung aus.
Abbildung: verwendeter LLM-Prompt
Diese exakte Vorgabe sorgt dafür, dass das Modell ausschliesslich die gewünschten Daten extrahiert und eine strukturierte JSON-Antwort liefert, ohne zusätzliche Erklärungen oder irrelevante Inhalte. Dadurch wird die Verlässlichkeit der Datenauswertung erheblich gesteigert.
Datenschutz: Lokale KI-Modelle für maximale Sicherheit
Datenschutz hat höchste Priorität. Um sensible Informationen zu schützen, setzt Exolynk ausschliesslich auf Open-Source-Modelle, die in privaten Instanzen gehostet werden. Dadurch wird verhindert, dass Kundendaten zu Trainingszwecken an grosse KI-Anbieter übermittelt werden.
Visualisierung und Berichterstattung
Die digitale Tier-Patientenakte bietet ein intuitives Dashboard, das eine umfassende Visualisierung der erfassten Daten ermöglicht. Statistische Auswertungen wie die durchschnittlichen Kosten pro Tier über verschiedene Monate hinweg werden grafisch dargestellt, um Trends frühzeitig zu erkennen und gezielt Massnahmen abzuleiten. Da diese Analysen ausschliesslich auf strukturierten Daten basieren, gewährleistet die automatisierte Extraktion eine hohe Genauigkeit und Vergleichbarkeit. Durch interaktive Diagramme und Filterfunktionen können Nutzer detaillierte Einblicke in die Kostenstruktur gewinnen und Entscheidungen datenbasiert treffen.
Diese transparente Berichterstattung erleichtert nicht nur die interne Planung, sondern auch die Kommunikation mit Spendern und Förderern. Ohne die präzise KI-gestützte Extraktion und Strukturierung der Daten wäre eine solch detaillierte Auswertung nicht möglich.
Mehrwert für Wildtierauffangstationen
Die digitale Tier-Patientenakte von Exolynk hat sich als Branchenstandard etabliert und bietet zahlreiche Vorteile:
- Zeitersparnis: Reduzierung manueller Dokumentationsaufwände
- Fehlerminimierung: Präzise KI-gestützte Datenauswertung
- Kostentransparenz: Automatische Berechnung der Behandlungskosten pro Tier
- Effiziente Spendenkommunikation: Personalisierte Spendenbriefe mit individuellen Kostenangaben
Fazit
Durch die Automatisierung der Dokumentenerfassung konnte die Auswilderungsstation ihre administrativen Prozesse erheblich optimieren. Vor der Implementierung der digitalen Lösung benötigte das Team durchschnittlich eine Stunde täglich für die manuelle Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen. Mit dem neuen Workflow konnte der Zeitaufwand um 70 % reduziert werden – auf nur noch ca. 15 Minuten pro Tag. Diese massive Zeitersparnis ermöglicht es dem Team, sich stärker auf die Pflege der Tiere zu konzentrieren. Die Kombination aus KI-gestützter Datenextraktion und digitaler Patientenakte sorgt somit nicht nur für mehr Transparenz und Effizienz, sondern verbessert auch nachhaltig die Qualität der Wildtierpflege.
