Wildtiere retten, Daten vereinen

Jedes Tier zählt – und jede Stunde ebenfalls

Die Stiftung Wildstation Landshut in Utzenstorf (Kanton Bern) nimmt jedes Jahr Hunderte verletzte und verwaiste Wildtiere auf – von Igeln und Greifvögeln bis hin zu bedrohten Arten der IUCN-Roten Liste. Hinter jedem Tier steckt eine Krankengeschichte, ein Finder, oft eine Patin oder ein Pate und ein Netzwerk aus Spendern, das den Betrieb überhaupt erst ermöglicht.

Was aus Tierschutzsicht wie ein klarer Auftrag klingt, war verwaltungstechnisch ein Flickenteppich: drei voneinander getrennte Systeme – zwei MS Access Datenbanken für Kontakt- und Zahlungsverwaltung sowie VetSet für die Tierdaten –, manuelle Prozesse an allen Enden und eine Excel-Tabelle als Statistik-Backbone. Gemeinsam mit Exolynk hat die Stiftung diesen Zustand grundlegend verändert – und ist seit dem 1. April 2026 mit einer vollständig integrierten Plattform live.

Die Ausgangslage: Drei Systeme, dreifache Arbeit

Die Pain Points waren konkret und bekannt: Wer einen neuen Spender, einen Tierfinder und einen Patenschaften-Kunden aufnehmen wollte, pflegte dieselbe Adresse in mehreren Systemen. Eine Änderung – ein Umzug, eine neue E-Mail-Adresse – musste überall manuell nachgetragen werden.

CRM & Gönnerverwaltung (MS Access):

• Separate Datenbank für Patenschaften, Spenden und Newsletter-Empfänger – keine gemeinsame Basis
• Spendenverdankungen wurden einzeln erstellt und manuell versandt
• Adressen für Serienbriefe mussten mühsam aus Excel-Tabellen extrahiert werden
• Kein Zugriff von der Wildstation aus – nur die Buchhaltung hatte Systemzugang
• Keine Historisierung: Änderungen an Datensätzen nicht rückverfolgbar, Wiederherstellung nicht möglich

Zahlungsverwaltung (MS Access):

• Separate Datenbank für Zahlungseingänge ohne direkte Verknüpfung mit dem CRM
• Manuelle Zuweisung jeder Zahlung zu einem Spender – zeitintensiv und fehleranfällig
• Kein automatisierter Import von Bankdaten, RaiseNow- oder TWINT-Zahlungen

Tierdatenbank (VetSet):

• Keine Verbindung zum CRM – Finder, Paten und Spender wurden bis zu dreimal erfasst
• Auswertungen liefen über ein aufwendiges Statistik-Excel
• Gesundheitsdaten auf «White Sheets» – unstrukturiert und nicht auswertbar
• Anpassungen an Felder oder Erfassungsmasken nicht möglich

Kein Medienbruch mehr: Exolynk als vernetztes Operating System

Wer täglich zwischen diesen Systemen wechselte, kannte den Begriff aus eigener Erfahrung: Medienbruch. Daten mussten aus einer Anwendung exportiert, in eine andere importiert oder schlicht manuell nachgetragen werden. Jeder Systemwechsel bedeutete Reibung, Fehlerquelle und verlorene Zeit.

Das Ziel war deshalb nicht nur ein neues Tool – sondern ein Paradigmenwechsel: weg von isolierten Insellösungen, hin zu einer integrierten Plattform, die wie ein vernetztes Operating System für die gesamte Organisation funktioniert. So wie ein Betriebssystem sicherstellt, dass alle Anwendungen auf denselben Ressourcen arbeiten, sorgt Exolynk dafür, dass alle Bereiche – Tiermedizin, Gönnerverwaltung, Buchhaltung, Statistik – auf einem einzigen, konsistenten Datenfundament aufbauen. Ein Eintrag. Eine Wahrheit. Kein Abgleich nötig.

Die Lösung: Alles in einer Plattform

Exolynk hat für die Stiftung Wildstation Landshut eine massgeschneiderte Lösung auf der Exolynk-Digitalisierungsplattform entwickelt. Sie vereint CRM, Tierpatienten-Kartei, Spendenverwaltung und Dashboards unter einem Dach – browserbasiert, auf Schweizer Servern gehostet und täglich dezentral und redundant gesichert.

Zentrales CRM mit Adressvalidierung und Dublettencheck

Jede Person – ob Spender, Pate, Tierfinder oder Tierarzt – wird einmal erfasst und kann dann beliebig vielen Datensätzen zugeordnet werden: einem Tier als Finder, einer Spende als Absender, einer Patenschaft als Pate. Schluss mit dreifacher Datenpflege.

Integriert ist eine automatische Adressvalidierung über die Swiss Post API: Bei der Eingabe wird die Adresse validiert und korrigiert. Ein Dublettencheck verhindert doppelte Einträge. Die vollständige Historie, eingegangene Spenden, laufende Patenschaften – ist pro Kontakt in lückenlos dokumentiert.

Exolynk als datenführendes System: Das CRM ist nicht nur eine weitere Datenbank – es ist das Stammdaten-Fundament der gesamten Plattform. Kontakte werden einmal angelegt und von allen anderen Modulen referenziert: Zahlungsabgleich, Serienbriefe, Tierdossiers, Dashboards. Ändert sich eine Adresse, ist sie in allen Kontexten sofort korrekt. Keine Inkonsistenzen zwischen Departements, keine manuellen Abgleiche, keine veralteten Dubletten. Das Stammdatenmanagement ist damit nicht mehr Aufgabe einzelner Mitarbeitender – sondern eine Systemeigenschaft.

Automatisierter CAMT-Import und Spendenverwaltung

Früher lief der Zahlungsabgleich vollständig manuell: Kontoauszüge aus dem E-Banking wurden heruntergeladen, die Eingänge per Hand mit der Kundenliste in Excel und MS Access verglichen und einzeln zugewiesen. Dabei war oft unklar, ob es sich bei einer Einzahlung um eine Spende, einen Eventbeitrag oder eine Patenschaftszahlung handelt – diese Frage musste jedes Mal individuell geprüft und beantwortet werden. Fehler und Verzögerungen waren vorprogrammiert.

Mit Exolynk ist dieser Prozess nahezu vollständig automatisiert. Die Plattform importiert CAMT-Dateien aus dem E-Banking mehrerer Banken sowie RAF-Dateien von RaiseNow und TWINT und gleicht Eingänge automatisch mit bestehenden Spenderdatensätzen ab. Der Regelfall läuft vollautomatisch – der Zahlungsabgleich muss nur noch mit einem Klick kontrolliert und gebucht werden.

Zweckgebundene Zahlungen werden dabei automatisch erkannt: Das System liest den Verwendungszweck aus, vergleicht ihn mit bekannten Buchungstypen und schlägt die korrekte Verbuchung und Zuweisung direkt vor. Was früher Stunden beanspruchte, ist heute eine Kontrollaufgabe.

Die Spendenverwaltung unterscheidet zwischen Einzel- und Serienspenden, Patenschaften, Todesfallspenden, Kondolenzspenden und Veranstaltungsbeiträgen – pro Spender ist die vollständige Zahlungshistorie auf einen Klick abrufbar.

Ein weiterer Baustein des automatischen Abgleichs ist die individuelle Zahlungsreferenz, die jedem Kontakt im CRM hinterlegt ist. Sie wird auf Einzahlungsscheinen und QR-Rechnungen aufgedruckt und erlaubt dem System, eingehende Zahlungen ohne Namensabgleich eindeutig einer Person zuzuordnen – auch dann, wenn Name oder Adresse leicht abweichen.

Für Anlassspenden steht das Ereignismodul zur Verfügung: Eine Zahlung – ob Todesfallspende, Kondolenzspende oder Beitrag aus einer Spendensammlung – kann einem definierten Ereignis zugeordnet werden, das seinerseits eine eigene Kontaktperson (z.B. die Hinterbliebenen) referenziert. Alle Eingänge zu einem Anlass lassen sich so jederzeit gebündelt auswerten und verdanken.

Automatisierte Serienbriefe und Direktmailing

Für die häufigsten Versandanlässe – stehen automatisierte Serienbrief-Vorlagen zur Verfügung. Die benötigten Stammdaten werden dabei automatisch aufbereitet und für die Weiterverarbeitung durch die Druckerei bereitgestellt.

Optional können Einzelbriefe direkt aus dem System über angebundene Druck- und Versanddienste erstellt, gedruckt und versendet werden. Jeder Versand wird automatisch in der Kontakthistorie protokolliert. Details zu dieser Lösung hier .

Tierpatienten-Kartei mit IUCN und Swiss Topo

Jedes aufgenommene Tier erhält ein digitales Dossier: Tierart, Rasse, Alter, Eintrittgewicht, Gesundheitsstatus, Einlieferungsgrund, Ringnummer, Fundort und Auswilderungsort – strukturiert, auswertbar, mit vollständiger Änderungshistorie. Finder:in und Auswilderer:in werden als separate Kontaktverknüpfungen geführt – wer ein Tier einliefert und wer es am Ende freilässt, ist damit lückenlos dokumentiert. Nachkommen lassen sich als verknüpfte Untereinträge erfassen, was bei der Aufzucht von Jungtieren relevant ist.

Jedes Tier ist zudem einer Unterbringung zugewiesen – Zimmer, Voliere oder Aussenanlage. Das Unterbringungsmodul bildet die realen Räumlichkeiten der Wildstation hierarchisch ab und gibt jederzeit Auskunft über die aktuelle Belegung. Dokumente wie Röntgenbilder, Laborberichte oder Rechnungen sind direkt im Datensatz ablegbar; Behandlungsprotokolle sind nach SWL-Vorgaben anpassbar.

Zwei technische Integrationen heben die Lösung aus der Masse heraus:

• IUCN-Artenverzeichnis: Jedes erfasste Tier wird automatisch mit der IUCN List of Threatened Species abgeglichen – so ist auf einen Blick erkennbar, ob es sich um eine bedrohte oder geschützte Art handelt.
• Swiss Topo REFRAME API: Fund- und Auswilderungsorte werden in WGS84 (GPS-Standard) erfasst und automatisch ins Schweizer Koordinatensystem LV03 konvertiert. Die Koordinaten werden in zwei separaten Feldern ausgegeben (E Rechtswert / N Hochwert) – exakt im Format, das die Vogelwarte Sempach für die Beringungsdaten vorschreibt und das direkt an nationale Datenaustauschsysteme geliefert werden kann.

Geodaten für den Wildtierschutz

15.06.2026 · 4 Min. Lesezeit

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Integriertes Arzneimittelverzeichnis

Medikamente werden nicht separat verwaltet, sondern sind direkt mit der Tierdatenbank verknüpft. Das Arzneimittelverzeichnis enthält Dosierungsangaben je Tierart und ist aus dem Pflegeprotokoll heraus direkt abrufbar – der Tierarzt wählt das Medikament, die tierartspezifische Dosierung wird als Referenz angezeigt. Veraltete oder nicht mehr verwendete Präparate lassen sich deaktivieren und erscheinen in der Auswahl nicht mehr, bleiben aber in historischen Datensätzen sichtbar.

Dashboards, Statistiken und Wildlife-Rehabilitationskarte

Sechs individuelle Dashboards ersetzen das bisherige Statistik-Excel vollständig:

Auswertungen lassen sich als PDF-Bericht (via Typst), CSV oder direkt als Dashboard-Ansicht mit Diagrammen ausgeben.

Feingranulare Rechteverwaltung

Mit 5 Core-Usern und bis zu 95 Light-Usern (Gelegenheitszugriff) arbeiten verschiedene Abteilungen mit klar getrennten Datenwelten. Die Plattform unterscheidet vier Rollen mit abgestuften Rechten auf Datensatz-Ebene:

Die strikte Trennung – Tierpfleger sehen strukturell keine Finanzdaten, Buchhaltung kann keine Tierdaten löschen – ist keine Konfigurationsoption, sondern eine Systemeigenschaft.

Datenmigration: Saubere Daten als Fundament

Ein neues System ist nur so gut wie die Daten, die darin leben. Das ist eine der zentralen Erkenntnisse aus Migrationsprojekten – und eine, die oft unterschätzt wird. Wer die Qualitätsprobleme der Altdaten nicht aktiv angeht, schleppt sie einfach ins neue System mit.

Bei der Wildstation Landshut bedeutete die Migration der rund 122'800 Datensätze aus zwei MS Access Datenbanken konkret:

• Harmonisierung von Feldformaten: Adressen lagen in unterschiedlichen Strukturen vor – PLZ separat oder kombiniert, Anreden inkonsistent, Ortsnamen abgekürzt oder ausgeschrieben
• Dublettenkonsolidierung: Dieselbe Person tauchte in CRM und Zahlungsdatenbank unter leicht abweichenden Schreibweisen auf – nach der Migration existiert jeder Kontakt genau einmal
• Format-Vereinheitlichung: Datums- und Betragsfelder aus verschiedenen Excel-Konventionen wurden normiert
• Datenvalidierung: Ungültige E-Mail-Adressen, veraltete Strassennamen und inkonsistente Tierarten-Bezeichnungen wurden identifiziert, korrigiert oder als bereinigungsbedürftig markiert

Exolynk hat diesen Prozess iterativ durchgeführt: zuerst ein Testimport mit Stichproben und Feedbackrunde, dann gezielte Bereinigung, schliesslich der vollständige Produktivimport mit Protokoll. Das Ergebnis ist eine konsolidierte, validierte Datenbasis – auf der das System von Tag eins an seine volle Wirkung entfalten kann.

Exolynk vs. Microsoft Access

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Zeitplan: 10 Monate vom Kickoff zum Go-Live

Eingesetzte Exolynk-Module

Die nachfolgenden Lösungsbausteine kamen im Projekt Wildstation Landshut zum Einsatz:

Fazit

Die Stiftung Wildstation Landshut zeigt, wie eine Non-Profit-Organisation mit heterogenen Anforderungen – CRM, Veterinärmedizin, Fundraising, Direktmailing und behördlicher Datenaustausch – von einer integrierten Plattform profitiert. Der entscheidende Schritt: weg von Insellösungen mit Medienbruch, hin zu einem vernetzten System, in dem alle Bereiche auf denselben, konsistenten Stammdaten aufbauen.

Was früher dreifach gepflegt wurde, wird heute einmal erfasst – und ist überall korrekt. Was früher Excel-Tabellen füllte, ist heute ein Dashboard. Was früher manuell per Brief versandt wurde, geht heute automatisiert auf den Weg. Und was früher beim Systemwechsel verloren ging, bleibt heute erhalten: Konsistenz, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit.

Hast du ähnliche Anforderungen für deine Organisation? Lass uns gemeinsam schauen , wie Exolynk auch für euch aussehen kann.

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